Preguntas Frecuentes

Mantenga sus Datos Respaldados

Respaldo de Datos:

La rutina de respaldo de datos es un proceso que debe realizarse en cualquier tipo de empresa, desde la más pequeña hasta la más grande. Es muy importante que se tome este procedimiento con toda la seriedad del caso, de lo contrario puede ocurrir imprevistos con la aplicación o con el computador que luego simplemente sólo quedaría lamentarse.

*** Esta opción esta disponible desde el Módulo Administrativo en el Menu Sistema ***
  Paso a Paso:

1.    Verifique la fecha. Para modificarla haga click con el ratón en el botón a la derecha del cuadro de texto  e indique con el ratón la fecha a seleccionar.
2.    Verifique los cuadros de textos titulados "Directorio Origen" y Directorio Destino", donde  el primero es el directorio donde están los datos a respaldar y el segundo la carpeta o unidad de disco para hacer el respaldo. Para cambiar los distintos directorios se puede proceder de dos formas, escribiendo los directorios con el teclado o presionando el botón a la derecha de cuadro de texto.
3.    El cuadro de verificación titulado Todos los Archivos, al estar activo incluye los archivos *.dat, *.idx y *.blb, de la carpeta data dentro de empre??? (Los signos de? indican cualquier número). De no estar activo se habilita el botón en la parte inferior titulado "Seleccionar", haga click en él para seleccionar manualmente los archivos a respaldar.
4.    El cuadro de verificación titulado Borrar Destino, indica a la aplicación la tarea de borrar todos los archivos (sólo archivos) en el directorio destino.
5.    Presione el botón titulado "Iniciar" para empezar el proceso de respaldo. Para cancelar todo simplemente presione el botón titulado "Cancelar"

Tomado del Manual a2

Eliminar Ticket Fiscal en Impresoras Bematech

Cuando el sistema reporta el error "el comprobante no puede ser impreso, ticket fiscal abierto" debe procederse de la siguiente manera

1º   Salir de punto de Ventas

2º    Ingresar nuevamente al Punto de Ventas

3º   Antes de Oprimir Control+F2  hacer Click en  la Opción Sistema

      Impresora Fiscal --> Consultas --> Anular Ticket Fiscal

La Impresora emitirá un Ticket de Factura Anulada

Salir del Punto de Ventas

Ingresar de forma normal

  

Mantenimiento de Archivos

Conozca la Herramienta que a2 pone a su disposición para corregir errores y fallas menores en su Sistema

En el Menú Sistema, se encuentra la opción Mantenimiento de Archivos, esta Utilidad le permite al usuario corregir las fallas menores que pudiera presentar el Sistema en un momento dado como consecuencia de un apagado repentino del equipo o que este se 'cuelgué'. En estos casos el sistema permite efectuar algunas operaciones y en otras presenta mensajes de error al tratar de usuarlas, ante esta situación, seleccione en el Menú Sistema la Opción Mantenimiento de Archivos y haga click en Iniciar, el Sistema realizará una revisión y reparación de los Archivos de Datos y en la mayoría de los casos el problema quedará resuelto sin necesidad de llamar al Técnico Soportista.

*****Conozca su Sistema a2Softway****

Como Reparar las Tablas cuando estas se dañan

Reparar Tablas a2 usando Dbsys

Un error frecuente, debido por lo general a fallas eléctricas, (recuerde incorporar un UPS a sus equipos) es la corrupción de las tablas que contienen los datos, esta falla muestra una leyenda donde hace referencia a Dbisam Corrupt Header in Table (Nombre de la Tabla) y no permite el funcionamiento del sistema, siguiendo estas indicaciones podrá corregir este error la mayoría de las veces sin la necesidad de solicitar Servicio Técnico.

Siga cuidadosamente estos pasos para reparar las tablas dañadas de el Sistema a2.

****Ningún usuario deberá estar dentro del sistema a2****

1ª Realice un respaldo de la carpeta a2Softway\empre001\Data
Copie y pegue la carpeta data en algun lugar del disco duro para que mantenga un respaldo de la data
(Muy Importante, NUNCA use el Dbsys, sin haber hecho respaldo previamente)

2º Ubique la carpeta Dbisam_4.28 y abra el archivo Dbsys
Las Versiones a2 4.xx usan la Versión Dbsys 4.28 usualmente la Carpeta se llama Dbisam_4_28 o similar)

3º En la pestaña Utilities seleccione la opción Repair

4º Haga Click en el Botón Select y ubique la Carpeta a2Softway\Empre001\Data, usando para ello el explorador que le muestra la aplicación
Debe conocer con exactitud, donde estan ubicados los archivos del Sistema Administrativo, si usa un solo equipo, por lo general estará en “Disco C:\a2Softway\Empre001\Data” , si su sistema se encuentra instalado en una red, estará en otra unidad de disco, probablemente “Z:\a2Softway\Empre001\Data”. Si desconoce la ubicación haga lo siguiente; coloque el cursor sobre el icono desde donde abre la aplicación y anote la ruta que se muestra Ej: Z:\a2Softway, de esa manera sabrá donde estan ubicados los archivos del Sistema Administrativo

5º Una vez seleccionada la carpeta Data, podrá ver los Tablas que contiene, en la ventana Avalaible Tables haga 1 click sostenido sobre el primer archivo justo debajo de la tabla a2Conversion.Dat, este quedará resaltado en azul, con el click sostenido, desplace el cursor hacia abajo hasta seleccionar todas las tablas, estas deberán quedar resaltados ó sombreados.

6º Oprima el Botón Repair, se ejecutará la acción y las tablas deberán quedar reparadas.

***Importante****

Cuando se usa Punto de Ventas, se deberán reparar las tablas que se encuentran en el equipo y en el directorio donde está instalado el punto, usualmente la carpeta a2Punto.
Se procederá de la manera descrita anteriormente, con la diferencia que la Base de Datos a trabajar ó a reparar será la ubicada dentro de a2Punto\a2Cash\ según haya sido instalado el Sistema y en este caso se seleccionarán todas las tablas.

Ingresar de forma normal al sistema

Recomendaciónes:
Haga respaldos periódicos de sus datos.
Practique este procedimiento hasta tenerlo claro, no espere al momento que se presente la necesidad, esto le evitará la presión de ver el sistema inutilizado y tener que aprender a realizarlo en ese momento.Descarga aqui el Dbisam_4_28 

Mensaje de error. El Sistema no se encuentra instalado o los directorios......... 

Este mensaje se presenta, cuando estamos trabajando en Red y esta sufre una falla, significa que el comando para ejecutar el programa, no encuentra la Unidad de Red donde está instalado el Sistema, en este caso se deberá comprobar que la red esté funcionando correctamente, esta comprobación incluye todos los componentes de la Red, Equipos (Servidor y Estaciones) Cableado, Switchs, Routers, etc., algunas redes usualmente las que no disponen de Routers, dependen del servicio de Internet, por lo cual deberá comprobarse el servicio si este es el caso. Algunas veces la solución pude ser tan sencilla como entrar a Mi PC y dar 2Click sobre la Unidad de Red que encontarmos alli, generalmente marcada con la letra Z: (aunque no necesariamente) cuando se desplieguen los archivos que contiene esa unidad, el problema estará resuelto.

Manejo de las Notas de Crédito y Débito en a2Softway

Notas de Crédito y Débito en Cuentas por Pagar

Las Notas de Crédito  son documentos emitidos por los proveedores para disminuir los saldos en la cuentas por pagar que con ellos, tienen sus clientes, de la misma manera las Notas de Débito aumentarán estos saldos. Un ejemplo de la aplicación de las Notas de Débito a Clientes son los Cheques devueltos

Cuando un proveedor nos emite una Nota de Crédito, debemos registrarla en nuestro sistema como una Nota de Débito, ya que de está manera cumplirá el objetivo descrito anteriormente.

El proceso es el siguiente; en el menú Transacciones -> Proveedores -> Cuentas por Pagar, seleccionamos el Proveedor y en Opciones escogemos Aplicar Nota de Débito, en el extremo derecho de la línea que corresponde a la factura a la cual deseamos aplicar esta Nota de Débito, titulado Retención/Pago, hacemos 2Click para colocar el monto total correspondiente a la Nota de Débito, que será el mismo de la Nota de Crédito emitida por el Proveedor, si a esta Nota de Débito se le debe aplicar Retención hacemos click en la Opción Retención y se aplica la Retención correspondiente, al hacer click en Totalizar, si somos Contribuyentes Especiales se pasará a la siguiente ventana donde colocaremos el Nº de Control y en la ventana Doc de Origen se coloca el Nº de la Nota de Crédito emitida por el Proveedor, el sistema mostrará los montos correspondientes, se coloca el porcentaje a retener y se selecciona si Afecta Compras y Libro de Compras, se Totaliza y se procesa.

En el Menu Opciones Notas de Débito contamos tambien con la opción Notas de Débitos Pendientes, esta opción la escogemos si por alguna razón diferente a registrar una Nota de Crédito de Proveedor, como describimos en el caso anterior, debemos emitir una Nota de Débito, tengamos en cuenta que al hacerlo el Sistema registrará el monto correspondiente a esta operación  como Devoluciones Pendientes (se muestra en la parte superior derecha de la ventana) para ser aplicados luego mediante la Opción Aplicar Documentos Pendientes para disminuir efectivamente los saldos con el Proveedor. Esta es la misma acción que observamos al hacer una Devolución de Compras, donde el sistema emite de forma automática (si asi está configurado) la Nota de Débito correspondiente para ser luego aplicada en el módulo de Cuentas por Pagar.

(*) En letra negrita se muestran las Opciones y Menúes de a2Softway

Notas de Crédito y Débito en Cuentas por Cobrar 

Las Notas de Crédito son documentos emitidos por los proveedores para disminuir los saldos en la cuentas por pagar que con ellos, tienen sus clientes, de la misma manera las Notas de Débito aumentarán estos saldos. Un ejemplo de la aplicación de las Notas de Débito a Clientes son los Cheques devueltos

Cuando emitimos una Nota de Crédito a un cliente por lo general se trata de Descuentos por Devoluciones, por acuerdos de Pronto Pago o por errores en la facturación

El proceso es el siguiente; en el menú Transacciones -> Clientes -> Cuentas por Cobrar, seleccionamos el Cliente y en Opciones escogemos Aplicar Nota de Débito, en el extremo derecho de la línea que corresponde a la factura a la cual deseamos aplicar esta Nota de Crédito, titulado Retención/Pago, hacemos 2Click para colocar el monto total correspondiente a la Nota de Crédito selecciona si Afecta Ventas y Libro de Ventas, se Totaliza y se procesa.

En el Menu Opciones Notas de Crédito contamos tambien con la opción Nota de Crédito Pendiente, esta opción la escogemos si por alguna razón diferente a las anteriores, como describimos en el caso anterior, debemos emitir una Nota de Crédito, usulmente en estos casos el cliente no presenta deudas pendientes, tengamos en cuenta que al hacerlo el Sistema registrará el monto correspondiente a esta operación  como Devoluciones Pendientes (se muestra en la parte superior derecha de la ventana) para ser aplicados luego mediante la Opción Aplicar Documentos Pendientes para disminuir efectivamente los saldos con el Cliente. Esta es la misma acción que observamos al hacer una Devolución de Ventas, donde el sistema emite de forma automática (si asi está configurado) la Nota de Crédito correspondiente para ser luego aplicada en el módulo de Cuentas por Cobrar.

(*) En letra negrita se muestran las Opciones y Menúes de a2Softway

Lectura de Guíones (-) en Códigos de Barras

 Uno de nuestros clientes decidió adaptar su sistema para utilizar Lector de Códigos de Barras y asi mejorar la eficiencia del manejo de su Inventario, algunos de sus códigos contenían el caracter Guión (-), al generar la etiqueta, este caracter no era tomado en cuenta en la lectura y por tanto no se tenía acceso al producto, el problema se resolvió al cambiar la configuración del Scanner y activar la Opción Enable Keypad Emulation. Agradecemos a nuestro amigo Sr. Omar García ( SuRepuesto Cagua, CA) el compartir con nosotros esta información.

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